Guide des politiques et procédures du Groupe Shepell en matière de protection des renseignements personnels
Pour la protection des renseignements personnels sur la santé

Le Groupe Shepell souscrit pleinement à l’établissement et au maintien des normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données, dans le but de protéger les renseignements personnels concernant la santé de tous les clients de PAE du Groupe Shepell. La politique de confidentialité du Groupe Shepell stipule les normes et les règles régissant la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels sur la santé. Cette politique, fondée sur les normes de confidentialité établies par le Council on Accreditation, est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LRPDé).

Responsabilité

Le Groupe Shepell a la responsabilité de protéger les renseignements personnels sous son contrôle et a désigné une personne qui est responsable de la conformité du Groupe Shepell à ces politiques :

• La responsabilité de la conformité du Groupe Shepell à ses politiques appartient à Rod Phillips, président et chef de la direction, bien que d’autres personnes chez Le Groupe Shepell soient responsables de la collecte et du traitement des renseignements personnels. De plus, d’autres personnes chez Le Groupe Shepell ont le mandat de représenter le président et chef de la direction, comme l’administrateur à la protection des renseignements personnels.
  
• Chez Le Groupe Shepell, l’administrateur, protection des renseignements personnels est Rita Fridella, vice-présidente opérations. Ceci est communiqué à la fois à l’interne et à l’externe, afin d’être de notoriété publique.
  
• Le Groupe Shepell est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris l’information transmise à une tierce partie pour y être traitée. Afin de fournir une protection comparable lors du traitement de l’information par une tierce partie, Le Groupe Shepell utilisera des mesures contractuelles ou autres.
  
• Conformément aux règles du Counsel On Accreditation, Le Groupe Shepell dispose de principes et méthodes qui rendent cette politique exécutoire, y compris :
  • Mettre en œuvre des procédures visant à protéger les renseignements personnels.
  • Établir des procédures visant à recevoir et à répondre aux plaintes et aux demandes.
  • Former le personnel et lui communiquer l’information en ce qui concerne les politiques et procédures du Groupe Shepell .
  • Préparer l’information expliquant les politiques et procédures du Groupe Shepell .

Identification des fins

Au moment de recueillir l’information ou avant, Le Groupe Shepell identifiera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis.

• La collecte des renseignements personnels a pour fins premières d’identifier la personne comme étant un usager admissible au PAE, d’aider le personnel du Groupe Shepell à fournir le service ; l’administration du PAE ; les recherches en ce qui concerne l’assurance de la qualité ; les inspections, les évaluations et les vérifications ; la compilation de statistiques globales d’utilisation à des fins de rapport ; et le respect des exigences légales et réglementaires.
  
• Au moment de la collecte ou avant, l’identification des fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis permet à Le Groupe Shepell de déterminer l’information requise pour réaliser ces objectifs.
  
• Au moment de la collecte ou avant, les objectifs identifiés sont précisés à la personne à qui les renseignements personnels sont demandés. Selon la façon dont l’information est recueillie, la procédure peut être verbale ou écrite. Par exemple, une Déclaration de compréhension est présentée par téléphone, par courrier électronique et à un rendez-vous en personne.
  
• Lorsque les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés à des fins non identifiées au départ, ces fins devront être identifiées avant l’utilisation des renseignements personnels.
  
• Sauf si ces nouvelles fins sont requises par la loi, Le Groupe Shepell obtiendra le consentement de la personne avant que l’information puisse être utilisée à ces fins.
  
• Les employés du Groupe Shepell qui recueillent les renseignements sont en mesure d’expliquer les fins auxquelles les renseignements sont recueillis.

Consentement

Le Groupe Shepell veille à ce que la personne ait donné son consentement à la collecte, à l’utilisation et-ou à la divulgation de renseignements personnels, sauf dans des circonstances restreintes où la loi exige la divulgation.

Nota : Le personnel du Groupe Shepell peut être requis par la loi de divulguer des renseignements personnels sans le consentement d’une personne, ceci dans certaines situations où il y a présomption de violence envers un enfant ou un aîné, urgence médicale, apparence de danger à la sécurité publique ou apparence d’une menace à la vie d’une personne. Il est aussi possible que Le Groupe Shepell soit assigné à produire des dossiers devant la Cour à la suite de procédures judiciaires. De plus, certains employeurs avec lesquels Le Groupe Shepell est sous contrat pourraient exiger que Le Groupe Shepell lui fournisse des renseignements sur des employés occupants des postes critiques pour la sécurité.

• Le consentement est exigé pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Le Groupe Shepell obtient le consentement au moment de la collecte des renseignements personnels ou avant. Dans le cas où de nouvelles fins ont été identifiées, Le Groupe Shepell obtiendra le consentement de la personne avant toute collecte, utilisation ou divulgation de ces renseignements. Dans le cas d’un mineur, d’une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale, Le Groupe Shepell cherchera à obtenir le consentement d’un représentant autorisé, tel que le tuteur légal ou la personne disposant d’une procuration, comme l’exige la loi.
  
• Le principe requiert « la connaissance et le consentement. » Le Groupe Shepell s’efforcera de donner toute sa valeur au consentement en précisant clairement les fins auxquelles les renseignements sont recueillis, utilisés ou divulgués.
  
• La façon dont Le Groupe Shepell obtient le consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignements recueillis. Par exemple, le consentement peut être obtenu en personne, par téléphone, par courrier ou par courriel sur Internet. Pour Le Groupe Shepell, la forme du consentement prendra en considération les attentes raisonnables de la personne, les circonstances entourant la collecte, la nature délicate des renseignements et le mode de service clinique. Par exemple, les services cliniques peuvent être fournis par le biais du CyberCounseling, par téléphone ou en personne.
  
• Le Groupe Shepell peut présumer que la demande d’une personne d’accéder aux services du PAE constitue un consentement à des fins précises. Le Groupe Shepell n’utilisera ni ne divulguera des renseignements personnels à des fins autres que celles raisonnablement attendues ou demandées.
  
• Le Groupe Shepell enregistre les consentements reçus de différentes façons. Par exemple, il pourra s’agir d’une Déclaration de compréhension signée, d’une copie de courriel au dossier clinique, d’une copie de document où le consentement aurait été coché dans une case à cet effet ou d’une mention du consentement verbal au dossier du client.
  
• Sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles, une personne peut retirer son consentement en tout temps. Le personnel du Groupe Shepell informera la personne des implications connues d’un tel retrait.

Restreindre la collecte des renseignements

La collecte des renseignements personnels sera limitée à ceux qui sont nécessaires aux fins identifiées par Le Groupe Shepell. Tous les renseignements personnels devront être recueillis selon des moyens justes et licites.

• Le Groupe Shepell ne recueillera pas de renseignements personnels injustifiés. La quantité et le type de renseignements recueillis devront se limiter à ceux nécessaires aux fins identifiées. Le Groupe Shepell devra préciser le type de renseignements recueillis, selon ses politiques et procédures de traitement de l’information.
  
• L’exigence à l’effet que les renseignements personnels doivent être recueillis selon des moyens justes et licites a pour but d’empêcher les organisations de recueillir de l’information en trompant les personnes sur les fins auxquelles les renseignements sont recueillis. Cette exigence implique que le consentement en ce qui concerne la collecte, l’usage ou la divulgation ne doit pas être obtenu de façon trompeuse.
• Afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis sur son site Web, Le Groupe Shepell ne divulguera pas ces données à un tiers sans avoir obtenu au préalable le consentement exprès de son client, sauf si la loi l'y oblige.
• Le Groupe Shepell ne transmet pas à d'autres sites Web de l'information sur ses clients. Si un site Web recueille des renseignements personnels permettant de vous identifier, nous vous suggérons de consulter sa politique en matière de confidentialité.

Restreindre l’usage, la divulgation et la rétention

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou selon les exigences de la loi. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps requis pour réaliser ces fins.

Les renseignements personnels seront conservés en toute confidentialité et seuls les employés autorisés par Le Groupe Shepell et les agents ou conseillers retenus par Le Groupe Shepell y auront accès.

Les renseignements personnels seront conservés et-ou détruits en conformité avec les politiques actuelles du Groupe Shepell et les lois applicables.

Exactitude

Les renseignements personnels seront aussi précis, complets et récents que requis pour les fins auxquelles ils sont utilisés par Le Groupe Shepell, compte tenu de leur utilisation et des intérêts de la personne.

Les renseignements personnels devront être suffisamment précis, complets et récents, afin de réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés dans un processus décisionnel au sujet de la personne.

Le Groupe Shepell ne mettra à jour les renseignements personnels d’une personne que si cela s’avère nécessaire à la réalisation des fins précises auxquelles ils avaient été recueillis.

Moyens de protection

Le Groupe Shepell protégera les renseignements personnels contre les accès non autorisés, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification, sans égard à leur format, en utilisant diverses méthodes de protection appropriées à la nature délicate des renseignements.

Les méthodes de protection comprendront :

• des moyens physiques (classeurs verrouillés, accès contrôlé aux dossiers et aux bureaux) ;
• des moyens technologiques (mots de passe, chiffrement, barrières de sécurité et vérifications) ; et
• des contrôles organisationnels (autorisations de sécurité, accès limité « en cas de nécessité absolue », formation du personnel, ententes de confidentialité, politiques et procédures).

Comme condition d’emploi, le contrat du Groupe Shepell présente une clause de confidentialité qui lie tous les employés et consultants du Groupe Shepell à une entente de confidentialité.

Le Groupe Shepell prendra des précautions lors de la destruction des renseignements personnels, afin d’empêcher que des personnes non autorisées aient accès à ces renseignements.

Transparence

Le Groupe Shepell mettra à la disposition des personnes de l’information spécifique en ce qui concerne nos politiques et pratiques au sujet de la gestion des renseignements personnels.

Le Groupe Shepell facilitera la compréhension de ces politiques et pratiques et leur accès dans divers formats. L’information sur ces politiques et pratiques sera offerte en personne, par écrit, par téléphone, dans nos publications et sur notre site Web.

L’information offerte comprendra :

• Le nom ou le titre et l’adresse professionnelle de la personne responsable des politiques et pratiques du Groupe Shepell en matière de protection des renseignements personnels, et à qui les plaintes et les demandes peuvent être transmises.
• Les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par Le Groupe Shepell.
• Une description du type de renseignements personnels détenus par Le Groupe Shepell, y compris un exposé général de leur utilisation et de leur divulgation.

Accès individuel

Sur demande, Le Groupe Shepell informera la personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donnera accès à ces renseignements. Une personne devra pouvoir contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements et les faire rectifier, s’il y a lieu.

Nota : Le Groupe Shepell pourra refuser à une personne l’accès à certains renseignements personnels, s’il s’avère excessivement dispendieux de les fournir, s’ils contiennent des références à d’autres personnes, s’ils ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, sécuritaires ou d’intérêt commercial exclusif, ou s’ils font l’objet du secret professionnel ou d’un litige. Le Groupe Shepell indiquera à la personne la raison pour laquelle cet accès lui est refusé.

• La personne devra fournir suffisamment d’information pour permettre à Le Groupe Shepell de donner un compte-rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels. L’information ne sera utilisée qu’à ces fins.
  
• En donnant un compte-rendu des tierces parties auxquelles il a divulgué des renseignements personnels sur la personne, Le Groupe Shepell tentera d’être aussi précis que possible. S’il n’est pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles il a actuellement divulgué de l’information sur la personne, Le Groupe Shepell fournira une liste des organisations auxquelles il pourrait avoir divulgué de l’information sur la personne.
  
• Le Groupe Shepell répondra à la demande d’une personne dans un laps de temps raisonnable et à un coût dont le but est de couvrir les dépenses actuelles occasionnées par la recherche, la photocopie et la livraison. L’information demandée sera fournie ou communiquée de façon généralement compréhensible. Par exemple, lorsque Le Groupe Shepell utilise des abréviations ou des codes pour enregistrer l’information, une explication sera fournie.
  
• Si une personne réussit à démontrer l’inexactitude ou l’insuffisance des renseignements personnels utilisés par Le Groupe Shepell pour prendre une décision, Le Groupe Shepell corrigera cette information ou la mettra à jour, tel que demandé. Selon la nature de l’information contestée, la modification comprend la correction, le retrait ou l’ajout d’information. S’il y a lieu, Le Groupe Shepell transmettra l’information modifiée aux tierces parties qui ont accès à l’information en question.
  
• Lorsqu’une contestation n’est pas résolue à la satisfaction de la personne, l’essentiel de la contestation non résolue sera enregistré par Le Groupe Shepell. S’il y a lieu, l’existence de la contestation non résolue sera transmise aux tierces parties qui ont accès à l’information en question.

Rigueur de la conformité

Une personne devrait pouvoir soulever une objection en ce qui concerne la conformité aux principes énoncés ci-dessus et la soumettre à la personne responsable de la conformité chez Le Groupe Shepell, l’administrateur de la protection des renseignements personnels.

Le Groupe Shepell mettra en œuvre des procédures permettant de recevoir et de répondre à des plaintes ou à des demandes concernant ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. L’accès et l’utilisation des procédures de plainte devront être faciles et simples.

Le Groupe Shepell devra informer les personnes formulant des demandes ou des plaintes de l’existence de procédures pertinentes en matière de plaintes. Diverses procédures peuvent exister.

Le Groupe Shepell devra examiner toutes les plaintes. Si une plainte s’avère justifiée, Le Groupe Shepell prendra les mesures qui s’imposent, y compris, s’il y a lieu, la modification des politiques et pratiques.

© 2006 Shepell·fgi