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Guide des politiques et procédures du Groupe Shepell
en matière de protection des renseignements personnels
Pour la protection des renseignements personnels sur la santé
Le Groupe Shepell souscrit pleinement à l’établissement
et au maintien des normes les plus élevées en matière
de confidentialité et de sécurité des données,
dans le but de protéger les renseignements personnels concernant
la santé de tous les clients de PAE du Groupe Shepell. La politique
de confidentialité du Groupe Shepell stipule les normes et les
règles régissant la collecte, l'utilisation, la divulgation
et la conservation des renseignements personnels sur la santé.
Cette politique, fondée sur les normes de confidentialité
établies par le Council on Accreditation, est conforme à
la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents
électroniques (LRPDé).
Responsabilité
Le Groupe Shepell a la responsabilité de protéger les
renseignements personnels sous son contrôle et a désigné
une personne qui est responsable de la conformité du Groupe Shepell
à ces politiques :
- La responsabilité de la conformité du Groupe Shepell
à ses politiques appartient à Rod Phillips, président
et chef de la direction, bien que d’autres personnes chez Le
Groupe Shepell soient responsables de la collecte et du traitement
des renseignements personnels. De plus, d’autres personnes chez
Le Groupe Shepell ont le mandat de représenter le président
et chef de la direction, comme l’administrateur à la
protection des renseignements personnels.
- Chez Le Groupe Shepell, l’administrateur, protection des
renseignements personnels est Rita Fridella, vice-présidente
opérations. Ceci est communiqué à la fois à
l’interne et à l’externe, afin d’être
de notoriété publique.
- Le Groupe Shepell est responsable des renseignements personnels
en sa possession ou sous sa garde, y compris l’information transmise
à une tierce partie pour y être traitée. Afin
de fournir une protection comparable lors du traitement de l’information
par une tierce partie, Le Groupe Shepell utilisera des mesures contractuelles
ou autres.
- Conformément aux règles du Counsel On Accreditation,
Le Groupe Shepell dispose de principes et méthodes qui rendent
cette politique exécutoire, y compris :
- Mettre en œuvre des procédures visant à
protéger les renseignements personnels.
- Établir des procédures visant à recevoir
et à répondre aux plaintes et aux demandes.
- Former le personnel et lui communiquer l’information
en ce qui concerne les politiques et procédures du Groupe
Shepell .
- Préparer l’information expliquant les politiques
et procédures du Groupe Shepell .
Identification des fins
Au moment de recueillir l’information ou avant, Le Groupe Shepell
identifiera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis.
- La collecte des renseignements personnels a pour fins premières
d’identifier la personne comme étant un usager admissible
au PAE, d’aider le personnel du Groupe Shepell à fournir
le service ; l’administration du PAE ; les recherches en ce
qui concerne l’assurance de la qualité ; les inspections,
les évaluations et les vérifications ; la compilation
de statistiques globales d’utilisation à des fins de
rapport ; et le respect des exigences légales et réglementaires.
- Au moment de la collecte ou avant, l’identification des fins
auxquelles les renseignements personnels sont recueillis permet à
Le Groupe Shepell de déterminer l’information requise
pour réaliser ces objectifs.
- Au moment de la collecte ou avant, les objectifs identifiés
sont précisés à la personne à qui les
renseignements personnels sont demandés. Selon la façon
dont l’information est recueillie, la procédure peut
être verbale ou écrite. Par exemple, une Déclaration
de compréhension est présentée par téléphone,
par courrier électronique et à un rendez-vous en personne.
- Lorsque les renseignements personnels recueillis doivent être
utilisés à des fins non identifiées au départ,
ces fins devront être identifiées avant l’utilisation
des renseignements personnels.
- Sauf si ces nouvelles fins sont requises par la loi, Le Groupe
Shepell obtiendra le consentement de la personne avant que l’information
puisse être utilisée à ces fins.
- Les employés du Groupe Shepell qui recueillent les renseignements
sont en mesure d’expliquer les fins auxquelles les renseignements
sont recueillis.
Consentement
Le Groupe Shepell veille à ce que la personne ait donné
son consentement à la collecte, à l’utilisation
et-ou à la divulgation de renseignements personnels, sauf dans
des circonstances restreintes où la loi exige la divulgation.
Nota : Le personnel du Groupe Shepell peut être requis
par la loi de divulguer des renseignements personnels sans le consentement
d’une personne, ceci dans certaines situations où il y
a présomption de violence envers un enfant ou un aîné,
urgence médicale, apparence de danger à la sécurité
publique ou apparence d’une menace à la vie d’une
personne. Il est aussi possible que Le Groupe Shepell soit assigné
à produire des dossiers devant la Cour à la suite de procédures
judiciaires. De plus, certains employeurs avec lesquels Le Groupe Shepell
est sous contrat pourraient exiger que Le Groupe Shepell lui fournisse
des renseignements sur des employés occupants des postes critiques
pour la sécurité.
- Le consentement est exigé pour la collecte, l’utilisation
et la divulgation des renseignements personnels. Le Groupe Shepell
obtient le consentement au moment de la collecte des renseignements
personnels ou avant. Dans le cas où de nouvelles fins ont été
identifiées, Le Groupe Shepell obtiendra le consentement de
la personne avant toute collecte, utilisation ou divulgation de ces
renseignements. Dans le cas d’un mineur, d’une personne
gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale, Le
Groupe Shepell cherchera à obtenir le consentement d’un
représentant autorisé, tel que le tuteur légal
ou la personne disposant d’une procuration, comme l’exige
la loi.
- Le principe requiert « la connaissance et le consentement.
» Le Groupe Shepell s’efforcera de donner toute sa valeur
au consentement en précisant clairement les fins auxquelles
les renseignements sont recueillis, utilisés ou divulgués.
- La façon dont Le Groupe Shepell obtient le consentement
peut varier selon les circonstances et le type de renseignements recueillis.
Par exemple, le consentement peut être obtenu en personne, par
téléphone, par courrier ou par courriel sur Internet.
Pour Le Groupe Shepell, la forme du consentement prendra en considération
les attentes raisonnables de la personne, les circonstances entourant
la collecte, la nature délicate des renseignements et le mode
de service clinique. Par exemple, les services cliniques peuvent être
fournis par le biais du CyberCounseling, par téléphone
ou en personne.
- Le Groupe Shepell peut présumer que la demande d’une
personne d’accéder aux services du PAE constitue un consentement
à des fins précises. Le Groupe Shepell n’utilisera
ni ne divulguera des renseignements personnels à des fins autres
que celles raisonnablement attendues ou demandées.
- Le Groupe Shepell enregistre les consentements reçus de
différentes façons. Par exemple, il pourra s’agir
d’une Déclaration de compréhension signée,
d’une copie de courriel au dossier clinique, d’une copie
de document où le consentement aurait été coché
dans une case à cet effet ou d’une mention du consentement
verbal au dossier du client.
- Sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles,
une personne peut retirer son consentement en tout temps. Le personnel
du Groupe Shepell informera la personne des implications connues d’un
tel retrait.
Restreindre la collecte des renseignements
La collecte des renseignements personnels sera limitée à
ceux qui sont nécessaires aux fins identifiées par Le
Groupe Shepell. Tous les renseignements personnels devront être
recueillis selon des moyens justes et licites.
- Le Groupe Shepell ne recueillera pas de renseignements personnels
injustifiés. La quantité et le type de renseignements
recueillis devront se limiter à ceux nécessaires aux
fins identifiées. Le Groupe Shepell devra préciser le
type de renseignements recueillis, selon ses politiques et procédures
de traitement de l’information.
- L’exigence à l’effet que les renseignements
personnels doivent être recueillis selon des moyens justes et
licites a pour but d’empêcher les organisations de recueillir
de l’information en trompant les personnes sur les fins auxquelles
les renseignements sont recueillis. Cette exigence implique que le
consentement en ce qui concerne la collecte, l’usage ou la divulgation
ne doit pas être obtenu de façon trompeuse.
- Afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis sur son site Web, Le Groupe Shepell ne divulguera pas ces données à un tiers sans avoir obtenu au préalable le consentement exprès de son client, sauf si la loi l'y oblige.
- Le Groupe Shepell ne transmet pas à d'autres sites Web de l'information sur ses clients. Si un site Web recueille des renseignements personnels permettant de vous identifier, nous vous suggérons de consulter sa politique en matière de confidentialité.
Restreindre l’usage, la divulgation et la rétention
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués
à des fins autres que celles auxquelles ils ont été
recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou selon les exigences
de la loi. Les renseignements personnels ne seront conservés
que le temps requis pour réaliser ces fins.
Les renseignements personnels seront conservés en toute confidentialité
et seuls les employés autorisés par Le Groupe Shepell
et les agents ou conseillers retenus par Le Groupe Shepell y auront
accès.
Les renseignements personnels seront conservés et-ou détruits
en conformité avec les politiques actuelles du Groupe Shepell
et les lois applicables.
Exactitude
Les renseignements personnels seront aussi précis, complets
et récents que requis pour les fins auxquelles ils sont utilisés
par Le Groupe Shepell, compte tenu de leur utilisation et des intérêts
de la personne.
Les renseignements personnels devront être suffisamment précis,
complets et récents, afin de réduire au minimum la possibilité
que des renseignements inappropriés soient utilisés dans
un processus décisionnel au sujet de la personne.
Le Groupe Shepell ne mettra à jour les renseignements personnels
d’une personne que si cela s’avère nécessaire
à la réalisation des fins précises auxquelles ils
avaient été recueillis.
Moyens de protection
Le Groupe Shepell protégera les renseignements personnels contre
les accès non autorisés, la divulgation, la copie, l’utilisation
ou la modification, sans égard à leur format, en utilisant
diverses méthodes de protection appropriées à la
nature délicate des renseignements.
Les méthodes de protection comprendront :
- des moyens physiques (classeurs verrouillés, accès
contrôlé aux dossiers et aux bureaux) ;
- des moyens technologiques (mots de passe, chiffrement, barrières
de sécurité et vérifications) ; et
- des contrôles organisationnels (autorisations de sécurité,
accès limité « en cas de nécessité
absolue », formation du personnel, ententes de confidentialité,
politiques et procédures).
Comme condition d’emploi, le contrat du Groupe Shepell présente
une clause de confidentialité qui lie tous les employés
et consultants du Groupe Shepell à une entente de confidentialité.
Le Groupe Shepell prendra des précautions lors de la destruction
des renseignements personnels, afin d’empêcher que des personnes
non autorisées aient accès à ces renseignements.
Transparence
Le Groupe Shepell mettra à la disposition des personnes de l’information
spécifique en ce qui concerne nos politiques et pratiques au
sujet de la gestion des renseignements personnels.
Le Groupe Shepell facilitera la compréhension de ces politiques
et pratiques et leur accès dans divers formats. L’information
sur ces politiques et pratiques sera offerte en personne, par écrit,
par téléphone, dans nos publications et sur notre site
Web.
L’information offerte comprendra :
- Le nom ou le titre et l’adresse professionnelle de la personne
responsable des politiques et pratiques du Groupe Shepell en matière
de protection des renseignements personnels, et à qui les plaintes
et les demandes peuvent être transmises.
- Les moyens d’accéder aux renseignements personnels
détenus par Le Groupe Shepell.
- Une description du type de renseignements personnels détenus
par Le Groupe Shepell, y compris un exposé général
de leur utilisation et de leur divulgation.
Accès individuel
Sur demande, Le Groupe Shepell informera la personne de l’existence,
de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels
et lui donnera accès à ces renseignements. Une personne
devra pouvoir contester l’exactitude et l’intégralité
de ces renseignements et les faire rectifier, s’il y a lieu.
Nota : Le Groupe Shepell pourra refuser à une personne
l’accès à certains renseignements personnels, s’il
s’avère excessivement dispendieux de les fournir, s’ils
contiennent des références à d’autres personnes,
s’ils ne peuvent être divulgués pour des raisons
juridiques, sécuritaires ou d’intérêt commercial
exclusif, ou s’ils font l’objet du secret professionnel
ou d’un litige. Le Groupe Shepell indiquera à la personne
la raison pour laquelle cet accès lui est refusé.
- La personne devra fournir suffisamment d’information pour
permettre à Le Groupe Shepell de donner un compte-rendu de
l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des
renseignements personnels. L’information ne sera utilisée
qu’à ces fins.
- En donnant un compte-rendu des tierces parties auxquelles il a
divulgué des renseignements personnels sur la personne, Le
Groupe Shepell tentera d’être aussi précis que
possible. S’il n’est pas possible de fournir une liste
des organisations auxquelles il a actuellement divulgué de
l’information sur la personne, Le Groupe Shepell fournira une
liste des organisations auxquelles il pourrait avoir divulgué
de l’information sur la personne.
- Le Groupe Shepell répondra à la demande d’une
personne dans un laps de temps raisonnable et à un coût
dont le but est de couvrir les dépenses actuelles occasionnées
par la recherche, la photocopie et la livraison. L’information
demandée sera fournie ou communiquée de façon
généralement compréhensible. Par exemple, lorsque
Le Groupe Shepell utilise des abréviations ou des codes pour
enregistrer l’information, une explication sera fournie.
- Si une personne réussit à démontrer l’inexactitude
ou l’insuffisance des renseignements personnels utilisés
par Le Groupe Shepell pour prendre une décision, Le Groupe
Shepell corrigera cette information ou la mettra à jour, tel
que demandé. Selon la nature de l’information contestée,
la modification comprend la correction, le retrait ou l’ajout
d’information. S’il y a lieu, Le Groupe Shepell transmettra
l’information modifiée aux tierces parties qui ont accès
à l’information en question.
- Lorsqu’une contestation n’est pas résolue à
la satisfaction de la personne, l’essentiel de la contestation
non résolue sera enregistré par Le Groupe Shepell. S’il
y a lieu, l’existence de la contestation non résolue
sera transmise aux tierces parties qui ont accès à l’information
en question.
Rigueur de la conformité
Une personne devrait pouvoir soulever une objection en ce qui concerne
la conformité aux principes énoncés ci-dessus et
la soumettre à la personne responsable de la conformité
chez Le Groupe Shepell, l’administrateur de la protection des
renseignements personnels.
Le Groupe Shepell mettra en œuvre des procédures permettant
de recevoir et de répondre à des plaintes ou à
des demandes concernant ses politiques et pratiques en matière
de gestion des renseignements personnels. L’accès et l’utilisation
des procédures de plainte devront être faciles et simples.
Le Groupe Shepell devra informer les personnes formulant des demandes
ou des plaintes de l’existence de procédures pertinentes
en matière de plaintes. Diverses procédures peuvent exister.
Le Groupe Shepell devra examiner toutes les plaintes. Si une plainte
s’avère justifiée, Le Groupe Shepell prendra les
mesures qui s’imposent, y compris, s’il y a lieu, la modification
des politiques et pratiques.
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